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勉強会最大?!の隠れコスト「ドアキーパー」 〜 カーネル読書会に参加してきた

よしおかさん ( @hyoshiok ) に誘われて、「カーネル読書会」という歴史ある勉強会の今後に関する議論に参加してきました。大変参考になる会でした。お誘いいただいてありがとうございます。そのなかの議論の一つについて、書いてみたいと思います。


勉強会の場所の確保は、皆さんいろいろな工夫をされていると思います。所属企業の会議室を、通常の業務外の時間である、夜や休日に貸してもらえれば、非常に安く上がるし資産効率的にも望ましいわけですが、最近の企業のビルのほとんどはセキュリティに厳しくて、意外な隠れコストが発生することがわかってきています。(この点は樽本徹也さんの「IT勉強会エスノグラフィ報告書」でも指摘されていました。)


それが「ドアキーパー」です。


すなわち、社員しか開閉を許されていないドアを、お客様のために開ける人です。(お客様に社内に入っていただく際に、入館証を身につける事を義務づけている会社も多いので、その手配も講義のドアキーパーと考えてよいと思います。慣れない人も迷うわないように案内板の掲示もありますね。)


通常の業務の打ち合わせでお客さんを読んだ場合には、人数も回数も少ないので、担当社員が誘導すればよい、という業務フローでほとんど困る事はないでしょう*1。しかし、勉強会となると数十人の人がバラバラに来ます。しかも、開催階、ビル入口、さらにエレベータ入口にも人が必要なケースがあります。


ドアキーパーには、一般的な勉強会スタッフに加えて、以下の要件が必要になります。

  • 社員であり、各種社内手続きを理解している
  • 勉強会本編への参加より、来客誘導を優先できる
    • 参加時間が制限される
    • 発表時間も制限される
  • (場合によっては) 閉め出された人のために、個人の連絡先を開示することができる


この要件を満たすことは、「勉強会に参加する」メリットを損なう事になるため、その人にとっての よしおかの勉強会第一の法則 すなわちコスト対効果がプラスになるような状況を成立させることが、なかなか難しい課題になってきます。


まあ、それでも軽やかにそれを実現している達人たちはいるわけですので、そのやり方、ノウハウ、社内の巻き込み方、申請の通し方、上司や関連部門とのつきあい方、などは、ベストプラクティスとして、徐々に共有できるとよいとおもいます。


よしおかさんがシリコンバレーの有名企業の勉強会に参加した時、やはりそこにもドアキーパーがいたそうです。そういう隠れたプラクティスが、各企業に蓄積しているのでしょうね。


なんだかよくわからないけど、XXXさんがやるっていうから、巻き込まれてスタッフしてます」と、にこやかに笑う社員の方がいる会社は素敵だと思います。

勉強会に適した立地の会議室を作る企業をふやすには

ITの会社は、情報漏洩を気にする事と、外の人との交流への価値が認知されていないため、アクセスの悪い場所に職場環境を構築することが多いと思います。


勉強会の価値、知的交流の価値の認知度を上げる事で、徐々にバランスを変えていくと、次の設備更新時に、少しだけアクセスしやすい会議室を作る、なんてことになるかもしれません。


5〜10年サイクルかもしれませんけれど、そういった企業が増えていくといいですね。

*1:複数社からの来訪者がいるミーティングで誘導のために開始が遅延するケースもあると思いますが